Преимущества электронного кадрового документооборота

Кадровый документооборот – неотъемлемая часть бизнес-процессов в любой компании, затрагивающая далеко не только службу HR: неотлаженный КДО может стать слабым звеном, способным разорвать цепи взаимодействия и создать далеко идущие проблемы в бизнесе. О том, как отладить кадровый документооборот и обеспечить надежное долговременное хранение документов, рассказали сотрудники компании «Цитрос» Алексей Лавов и Наталья Лапшина. О том, как получить временный номер для регистрации, читайте советы эксперта.

О своих наработках в этой сфере эксперты рассказали во время вебинара «Кадровый электронный документооборот: от перевода в электронную форму документов и сведений о работнике до обеспечения долговременного хранения». Прежде чем говорить о системе КДО, Алексей Лавов предлагает разделить все документы по предназначению. Таким образом, можно выделить несколько групп:

1. Для компании в целом

• досье – относятся к внутреннему документообороту предприятия: разнообразные типы кадровых документов, связанные процессно;
• архив – долгосрочное хранение юридически значимых кадровых документов: сроки хранения по некоторым 50-75 лет и даже бессрочно.

2. Для сотрудников

• личный кабинет – единое окно взаимодействия предприятия с сотрудником и сотрудника с предприятием: работник может в любой момент запросить, к примеру, справку, ознакомиться с распоряжением, подписать электронной подписью документ, если это нужно. То есть там хранятся документы, которые требуют от него действий. Здесь же осуществляется взаимодействие с удаленщиками;
• выборки из учетных систем – расчетные листки, графики отпусков и т. д.;
• точка входа в корпоративные сервисы – Wiki, опросы, анкетирование.

3. Для внешнего окружения (к примеру, соискателей) – потенциальных сотрудников за периметром доверия.

Личный кабинет/окно для пользователей внешнего периметра, где можно запросить/получить документы, связанные с процессами, которые возникают до заключения трудового договора, найма.

4. Для службы HR.

Аналитика и инструменты для работы с кадрами – оценка персонала, рекрутинг и т. д.

5. Для государства.

Взаимодействие с государственными органами, то есть передача информации по запросу и отчетность – это разделы, из которых состоят решения по кадровому ЭДО.

Проблемы бумажного КДО

У любого бумажного документа есть много негативных свойств, которые усложняют работу: они теряются, портятся, их трудно систематизировать.

К основным проблемам бумажного КДО, по мнению экспертов, стоит отнести:

• трудоемкость процесса взаимодействия с сотрудниками в территориально-распределенных компаниях и с удаленными сотрудниками;
• затраты на транспортировку и хранение бумажных документов, расходные материалы и оргтехнику;
• непрозрачные процессы и медленные темпы согласования и обработки документов;
• высокие трудозатраты сотрудников на согласование, подписание, поиск документов;
• высокие риски утери документов из-за большого количества согласующих лиц;
• ошибки при формировании документов.

Первый неудачный эксперимент с ЭКДО и выводы

Министерство труда Российской Федерации в 2018 году уже проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике путем дублирования на электронных носителях – Приказ Минтруда от 26.03.2018 г. N 194.

Задачи эксперимента:

• апробация возможностей механизмов ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
• оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
• выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
• подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
• подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

Результаты:

Эксперимент 2018 года признан неудачным. В комментарии от 19.10.2018 в Минтруда РФ отметили, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся:

• электронной цифровой подписи;
• архивного хранения данных;
• защиты передачи данных;
• юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

В чем заключаются задачи арбитражных команд – объясняют эксперты.

Задачи второго эксперимента

Второй эксперимент Минтруда проводится согласно приказу N 122-ФЗ от 24.04.2020, начиная с 2020 года до 15.11.2021 года согласно редакции от 29.04.2021. Его особенность – перевод в электронную форму документооборота, но, в отличие от первого эксперимента, дублирование на бумажных носителях не осуществляется.

Цели текущего эксперимента:

• Определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов.
• Подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и в законодательство Российской Федерации.

Основные обязанности работодателя, участвующего в эксперименте:

• создание информационной системы;
• обеспечение возможности использования уже действующей информационной системы – при наличии;
• обеспечение взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России»;
• обеспечение защиты персональных данных работников;
• обеспечение хранения ЭД в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле;
• при поступлении запросов уполномоченных органов и организаций предоставление им соответствующих ЭД, связанных с работой, подписанные УКЭП или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• оплата расходов по созданию, использованию и хранению ЭД, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию ЭП работника.

Сейчас уже можно подвести промежуточные результаты второго эксперимента: они признаны удовлетворительными, есть рекомендации обеспечить бесшовный переход компаний на кадровый ЭДО после завершения эксперимента.

По состоянию на 1 декабря 2020 года в эксперименте принимал участие 381 работодатель.

Основные виды документов, которые были переведены в электронный формат:

• уведомления о переводе на дистанционную работу;
• трудовые договора;
• заявления о переносе отпуска.

Выявлены следующие основные проблемы:

• отсутствие единых форматов электронных кадровых документов и правил их хранения;
• отсутствие четкого механизма увольнения сотрудника с использованием электронного документооборота.

Однако главной проблемой стало отсутствие регулирования по сохранению юридической значимости документа, если срок действия сертификата электронной подписи уже истек.

Для осуществления «бесшовного» перехода рекомендовано несколько шагов:

1. Провести аудит кадровых процессов организации.
2. Определить перечень документов, подписание которых будет переведено в электронный вид.
3. Определить виды необходимых электронных подписей для сотрудников и их количество.
4. Внести изменения в нормативные акты внутреннего характера, касающиеся кадрового делопроизводства.
5. Разработать нормативно-методическую документацию – положение, регламент работы с ЭП, соглашения об электронном взаимодействии с сотрудниками.
6. Получить электронную подпись для сотрудников.

Эксперимент выявил явные преимущества внедрения КЭДО

Основные из них:

1. Повышение эффективности поиска кандидатов на 20-30% за счет увеличения количества закрытых вакансий и сокращения времени закрытия вакансии.
2. Сокращение времени оформления новых сотрудников на 60-80% за счет автоматизации процессов.
3. Ускорение поиска документов на 20-25%, а при знании атрибутов документа – на 70-80%
4. Сокращение затрат на обработку документов на 40-70% за счет снижения логистических затрат, затрат на содержание архива, снижения трудозатрат сотрудников.
5. Сокращение времени получения необходимых документов сотрудниками и работодателем в 5-10 раз за счет повышения эффективности коммуникации между работодателем и сотрудниками.
6. Повышение производительности труда сотрудников на 20-30% за счет автоматической маршрутизации документов.

Особое значение уделяется юридической значимости кадрового электронного документооборота с работниками. В связи с этим внедряются:

1. Управление персоналом на основе цифрового кадрового досье.
2. Электронный личный кабинет и сервисы для сотрудников.

Если резюмировать, то КЭД – это ускорение кадровых процессов, экономия времени на быстром решении рутинных задач, избавление от бумаги в кадровом документообороте, оптимизация и шаблонизация процессов обработки запросов и документов.

До принятия необходимых законодательных актов весь электронный документооборот регулируется такими документами:

1. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ с поправками.
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ: ст. 9 устанавливает возможность составления первичного учетного документа как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ: ст. 2 определяет понятие «электронный документ» и еще ряд связанных терминов.
4. Налоговый кодекс Российской Федерации: ст. 169 в части регулирования порядка составления счетов-фактур в электронном виде, и ст. 93 – представление электронных документов в налоговую.
5. Гражданский кодекс Российской Федерации: ст.160 и ст. 434 оговаривают возможность обмена документами в электронном виде.
6. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».

При выборе единой платформы хранения и использования цифрового контента важно, чтобы это был уже готовый набор базовых возможностей

Это не зависит ни от масштаба, ни от характера организации.

Пять базовых требований к любому сервису:

1. Настройка новых бизнес-процессов должна осуществляться без дополнительной разработки.
2. Должен быть фундамент для построения систем управления контентом.
3. Доступность быстрого развертывание системы.
4. Платформа должна быть реализована на свободном программном обеспечении.
5. Должна быть предусмотрена возможность интеграции с другими системами, например с бухгалтерской программой, с помощью API.

Что такое автоматизированный сервис рассылки и как он работает – разбирался наш корреспондент.

Особое внимание уделяется архивному хранению с сохранением юридической значимости

На текущий момент уже возможно вести в электронном формате некоторые документы, но необходимо, чтобы это было отражено в регламентах предприятия и все стороны имели электронную подпись. К таким документам относятся:

• журнал регистрации трудовых договоров с сотрудниками со всеми отображенными изменениями;
• журнал регистрации приказов о приеме на работу;
• форма Т-60 – расчет о предоставлении отпуска;
• форма Т-61 – расчет при увольнении;
• табели учёта рабочего времени;
• все служебные записки;
• реестры акционеров;
• все приказы;
• внутренние накладные.

Согласно законопроекту «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”» и отдельным законодательным актам (в части использования и хранения электронных документов) № 1173189-7, от 17.05.2021 ID 04/13/06-20/00105353, в случае его принятия, хранить в электронном виде можно будет практически все документы. Срок хранения исходного бумажного документа в этом случае может быть сокращен до одного года с даты конвертации. Также, появятся специализированные аккредитованные организации, предоставляющие услуги по юридически значимому хранению электронных документов.

Нельзя будет конвертировать и хранить только электронные дубликаты для:

• документов Архивного фонда РФ;
• документов, которые содержат информацию, составляющую государственную тайну;
• документов, удостоверяющих личность;
• иных документов, если запрет создания их электронных дубликатов будет предусмотрен федеральными законами.

Специализированные аккредитованные организации помогут в случае, если компания по какой-то причине не хочет или не может соблюсти требования к конвертации или созданию дубликатов (например, нет возможности получить ЭП подписанта, поскольку его уже нет в компании или вообще в живых).

Сотрудники компании «Цитрос» приводят пример концепции правильного юридически значимого архивного хранения:

1. Размещение документа на хранение осуществляется в виде контейнера.
2. Контейнер проходит проверку и подписывается уполномоченным лицом.
3. По истечении срока сертификата ЭП осуществляется «переподписание» контейнера, либо заверение документа с использованием службы «электронного нотариата».
4. Поддержка базовых правил архивного делопроизводства: контроль сроков, экспертиза ценности, утилизация.
5. Ведение сведений о бумажном архиве – топографирование, оформление дел, отслеживание сроков, прочее.

Однако, по словам экспертов, важно иметь в виду, что:

1. По технологиям обеспечения юридической значимости пока нет утвержденного законодательства.
2. Возможны различные трактовки существующих законодательных норм.
3. Нет достаточного количества прецедентов предоставления оригиналов электронных документов в судах.

О том, что такое система SWIFT и что происходит, если от нее отключают страну, разбирались наши корреспонденты.

Читайте также: В чем отличие Визы от Мастеркард

Читайте также: Как получить звонок на виртуальный номер