Автоматизация призвана освободить или существенно сократить роль человеческого фактора в любом процессе с помощью саморегулирующих технических средств и математических методов. Не являются исключением и бизнес-процессы в маркетинге и продажах. Разбираем, что и как можно автоматизировать. В каких случаях могут быть полезными чат боты для бизнеса: мнение экспертов.
Автоматизация процессов в воронке продаж с помощью современных CRM-платформ позволяет не просто эффективно управлять отделом продаж, но и увеличить показатели бизнеса в целом.
Татьяна Газизуллина, директор по направлению Pipedrive CRM, на вебинаре «Автоматизация воронки продаж: как снизить человеческий фактор и повысить результат работы менеджера» отметила, что автоматизация позволяет устранить много процессов и процедур, которые являются рутиной, в пользу других активностей, способных привести к успешным сделкам.
С автоматизацией количество важных задач увеличивается, а количество рутинных – уменьшается
До автоматизации:
- CRM существует отдельно от телефонии, поэтому много времени уходит на восстановление контакта и обстоятельств знакомства с клиентом.
- Скорость ответа на заявки, как правило, достаточно низкая.
- В базе много забытых клиентов, допродажи нерегулярные.
- Отсутствует прозрачность в работе отдела продаж и маркетинга.
- Много сложностей в построении отчетов.
После внедрения автоматизации:
- Благодаря связи CRM и телефонии осуществляется запись звонков в карточке сделки, создается сделка, экономится время менеджеров.
- Снижаются расходы.
- Снижается роль человеческого фактора (забыл, не догадался, уволился, прочее).
- Оптимизируются сроки закрытия сделки.
- Повышается скорость и качество ответа клиенту.
- Снижается стоимость привлечения клиента.
- Устраняются кассовые разрывы.
Рост выручки и эффективности персонала – ключевые задачи автоматизации
Если говорить о ключевых показателях эффективности, то благодаря автоматизации можно качественно отследить и увеличить:
- КПД менеджера по продажам.
- Количество успешных сделок.
- Количество постоянных клиентов.
- Конверсию на каждом этапе.
- Средний чек.
- Точность прогноза выручки.
Автоматические задачи на ключевых этапах воронки позволяют автоматизировать процесс и управлять воронкой, сроками сделки, давать обратную связь, устранить моменты, когда «забыл позвонить после того, как не дозвонился в установленное время». Подключение сквозных сервисов типа Ringostat позволяет понять, какие каналы работают и дают клиентов, а какие – нет.
Настройка сервиса для каждого сотрудника
Внедрение автоматизации формирования целей сотрудника позволяет избежать регулярного ручного микроменеджмента, устанавливать промежуточные цели, управлять количеством активностей, применять для:
- Расчета премиальной части на основе KPI менеджера:
- Количество новых сделок.
- Количество презентаций.
- Количество отправленных КП.
- Расчета премиальной части на основе продаж.
- Управления продажами каждого менеджера.
- Самоконтроля менеджера.
В итоге автоматизация позволяет установить баланс между результатом и процессом.
Настройка дашборда руководителя создает виденье реальной картины, позволяет обеспечить прозрачность и прогноз выручки не со слов менеджеров, а исходя из объективных показателей. Он может иметь такие опции:
- Настройка отчетов по командам.
- Генерация ссылок на отчет.
- Шаблоны отчетов.
- Отчеты по добавленным полям данных.
- Настройка отчетов каналов входа от менеджеров.
Межфункциональное исследование Глобального института McKinsey (MGI) показывает, что примерно треть задач и торговых операций можно легко автоматизировать с помощью современных технологий. Речь идет о диапазоне от 13 до 50%. Больше всего задач можно оптимизировать в разделе управления заказами.
CRM часто предлагает свои шаблоны, которые делают настройку достаточно простой. К примеру, для тех, кто тестирует гипотезы, создавая лендинги, предлагается шаблон, позволяющий получить заявки и подключить сервис в мессенджер «Телеграм».
Варианты шаблонов:
- Приходит контакт – генерируется задача. Цель: приходят лиды, к каждому из них формируется задача: планируются действия, для того чтобы не упустить важного клиента. То есть добавляется лид – ставится задача позвонить или написать. Руководителю в таком случае проще контролировать процесс отработки. Экономия времени составляет около 30-60 минут. Кроме того, сохраняется до 20% клиентов.
- Автоматизация отправки email. Включается после согласования с потенциальным клиентом возможности отправки писем с полезным контентом, связанным исключительно с темой телефонного разговора. Менеджер может заниматься или не заниматься клиентом – это зависит от хода разговора, но рассылкой человек подогревается и постоянно возвращается в поле влияния. Это позволяет экономить до часа времени, который менеджер может использовать для офлайн-встреч, где без его личного присутствия точно ничего полезного для бизнеса не произойдет.
Как настроить автоматизацию воронки и синхронизировать маркетинг и продажи
«Первое правило любой технологии в бизнесе заключается в том, что автоматизация эффективной деятельности повышает эффективность. Второе правило: автоматизация неэффективной деятельности повышает неэффективность». Эти слова Билла Гейтса можно перефразировать: для того чтобы автоматизация помогала, а не мешала, бизнесу сначала нужно разобраться в бизнес-процессах.
1-й шаг: необходимо создать воронки продаж
Под воронкой подразумевается описание взаимодействия с клиентом от первого касания до сделки.
- Нужно описать бизнес-процессы отдела продаж и маркетинга, настроить последовательность этапов, минимизировать непонимание между отделами продаж и маркетинга: иногда возникает разница в оценке лида – те, кого добывать легко, оказываются неперспективными.
- Названия этапов воронки должны быть простыми и понятными, поэтому прописать их нужно вместе с теми, кто будет пользоваться сервисом: важно помнить, что автоматизация – это не просто отчеты, а реальная помощь.
- Настраивать автоматические задачи нужно только там, где это необходимо.
- Стоит проверить и убедиться, что настроенная воронка продаж и поля данных соответствуют задачам бизнеса касательно аналитики.
- Нужно создать оптимальное количество воронок: большое их количество дезориентирует сотрудников. Базово предлагается использовать три воронки – «Квалификация лида», «Первичная продажа», «Повторная продажа».
2-й шаг: подключение внешних сервисов
Комплексное понимание возникает благодаря связи с:
- почтой;
- телефонией;
- мессенджерами;
- рассылками;
- проектными сервисами – Trello, Asana и другими;
- сквозной аналитикой;
- бухгалтерией, документооборотом.
Кроме прочих позитивных моментов, после реализации этого этапа ожидается экономия времени от 30 до 45 минут.
3-й шаг: тестирование и настройка отчетов
Является обязательным этапом для исключения вероятности широкомасштабных ошибок.
- Проверка на тестовых данных.
- Проверка работы и исправление ошибок.
- Загрузка клиентской базы/проверка на дубли.
- Настройка аналитических отчетов.
4-й шаг: обучение сотрудников
Позволяет устранить саботаж в компании и повысить уровень конструктивного сотрудничества.
- Видеоуроки.
- Корпоративная книга продаж.
- Сервисы для онбординга сотрудников.
Важно вести перманентный список доработок: по мере развития бизнеса задачи меняются, автоматизация должна меняться тоже. CRM должна служить бизнесу, а не наоборот, поэтому нужно не бояться принимать решения вплоть до переезда на другую систему, если старая не удовлетворяет бизнес. Стоит не забывать и о полезных фичах CRM-систем: календаре, отчете об отправленном письме, online-meetings и других.
Выгоды автоматизации
Для собственника и топ-менеджера:
- Мониторинг оперативной деятельности компании.
- Аналитика для принятия стратегических решений.
- Безопасность хранения клиентской базы компании.
Для директора по маркетингу:
- Сквозная аналитика для принятия решения об эффективности рекламной кампании.
- Инструмент для реализации CRM-маркетинга.
- Настройка программ лояльности с помощью рассылок.
Для руководителя отдела продаж:
- Контроль над качеством работы с клиентами (прохождение воронки).
- Аналитика для принятия оперативных решений.
- Мониторинг загрузки менеджеров.
Для менеджера по продажам:
- Планировщик рабочего времени с системой «напоминалок».
- Автоматизация рутинных/технических операций (новая задача, отправка email).
- Самоконтроль достижения личных целей и KPI отдела продаж.
Итог: автоматизации улучшает бизнес-показатели
Настройка бизнес-процессов и автоматизация работы менеджеров позволяют не терять контакты и прогнозировать прибыль с точностью до рубля.
Происходит сокращение затрат за счет повышения эффективности маркетинга, оптимизации структуры и численности отдела продаж. Выручка бизнеса растет благодаря увеличению количества сделок на одного менеджера, повышения конверсии на каждом этапе воронки продаж и сокращения числа забытых клиентов.
Что такое диплинк – разбирались наши корреспонденты.
Читайте также: Обучение арбитражу трафика 2021
Читайте также: Ключевые цели в РСЯ